Shadow IT: el riesgo invisible en las empresas
A veces empieza con algo pequeño: un archivo compartido en una carpeta personal, una hoja de cálculo en la nube o una aplicación gratuita para organizar tareas. Nadie lo hace con mala intención; simplemente se busca trabajar más rápido, saltarse un trámite o probar una herramienta que parece más cómoda que las oficiales. Pero, sin darse cuenta, la organización empieza a multiplicar los puntos de fuga de su información. Cada uno de esos gestos inocentes puede abrir una puerta a ciberataques, fugas de datos o incumplimientos normativos.
El fenómeno tiene nombre: Shadow IT, la tecnología que se utiliza dentro de una empresa sin la autorización o supervisión del departamento de TI. Y aunque pueda parecer un problema menor, en realidad afecta a la seguridad, el cumplimiento y la eficiencia económica de cualquier organización.
En los últimos años ha crecido de forma explosiva: primero con la generalización del teletrabajo, después con el uso masivo de servicios en la nube, y ahora con el auge de las herramientas de inteligencia artificial generativa, que muchos empleados usan por su cuenta para traducir, resumir o analizar datos corporativos. El resultado es un ecosistema invisible, fuera del radar de los equipos de seguridad.
Qué es exactamente el Shadow IT
El término Shadow IT engloba todo aquello que empleados o departamentos contratan o instalan sin aprobación formal: desde un almacenamiento personal en la nube (como Google Drive o Dropbox) hasta plataformas de gestión de proyectos, extensiones del navegador o incluso suscripciones a herramientas SaaS.
Según Gartner, más del 30 % del gasto en tecnología de las organizaciones se realiza fuera del control del área de TI, y la cifra sigue creciendo.
En España, el INCIBE advierte que el Shadow IT “aumenta la superficie de exposición y dificulta la detección de incidentes”, especialmente en pymes y administraciones públicas con recursos técnicos limitados.
Y el informe de ENISA sobre ciberseguridad en pymes identifica el Shadow IT como una de las causas más comunes de pérdida de control sobre los activos digitales.
Por qué representa un riesgo real
El Shadow IT genera una zona ciega de seguridad. Cuando los responsables de TI no saben qué herramientas se están utilizando, pierden capacidad de proteger, monitorizar y auditar. Algunos riesgos frecuentes son:
Exposición de información sensible en plataformas sin cifrado o sin garantías adecuadas
Incumplimiento del RGPD o del Esquema Nacional de Seguridad (ENS), al transferir datos personales fuera del entorno controlado
Fugas o pérdida de trazabilidad, ya que los registros de actividad quedan dispersos entre múltiples servicios externos
Duplicación de costes: se pagan licencias o suscripciones que ya cubren las herramientas oficiales
Pérdida de integridad operativa, cuando un proceso depende de una aplicación no controlada que deja de funcionar, cambia su política de uso o cierra
En un estudio reciente de Cisco, más del 80 % de los responsables de TI reconocían que sus empleados utilizan aplicaciones no autorizadas, y un 50 % de ellos admitía desconocer cuántas eran exactamente. Es un problema transversal: afecta tanto a grandes empresas como a pequeñas organizaciones o instituciones públicas.
Por qué ocurre
Detrás del Shadow IT casi nunca hay mala fe. Lo que hay son necesidades reales no cubiertas:
Procesos internos lentos o burocráticos que empujan a “buscar atajos”
Falta de comunicación entre usuarios y el departamento técnico
Cultura organizativa centrada en la confianza, pero con poca conciencia de riesgo
Percepción de que las herramientas corporativas “no bastan” o “van demasiado lentas”
Desconocimiento de las implicaciones de seguridad
A menudo, el empleado solo quiere ser más eficiente o colaborar con su equipo. Pero cuando esa iniciativa individual se multiplica por decenas de personas, la organización acaba gestionando una nube paralela de datos y servicios invisibles.
Cómo abordarlo de forma realista
No se trata de prohibir ni de vigilar cada acción, sino de dar visibilidad y ofrecer alternativas seguras. Algunos pasos útiles son:
Mapear los servicios activos, incluyendo los descubiertos por herramientas de monitorización o auditorías de tráfico saliente
Fomentar la comunicación con los usuarios, para que puedan expresar sus necesidades tecnológicas antes de buscar soluciones por su cuenta
Formar y sensibilizar al personal en materia de ciberseguridad y cumplimiento normativo
Establecer políticas claras de uso de software y servicios en la nube, explicando qué está permitido y por qué
Centralizar las peticiones tecnológicas en un proceso ágil y transparente, evitando la sensación de bloqueo
Implementar una evaluación continua de riesgos, que permita detectar aplicaciones no autorizadas o conexiones externas inusuales
El ENISA Threat Landscape 2021 recomienda precisamente integrar la detección de Shadow IT dentro de los programas de gestión de riesgos y gobierno de TI, combinando tecnología, procesos y concienciación.
Más allá del Shadow IT: la nueva sombra de la IA
En 2024 ha aparecido una nueva forma de Shadow IT: el Shadow AI. Se refiere al uso de herramientas de inteligencia artificial generativa sin supervisión corporativa, introduciendo nuevos riesgos como el envío de información sensible a plataformas externas o la generación de contenido automatizado no verificado.
Muchas empresas están creando políticas internas de uso responsable de IA, conscientes de que prohibir no sirve de nada, pero ignorar el fenómeno es aún peor.
En resumen...
El Shadow IT no es tanto un problema técnico como un síntoma cultural. Nace cuando las personas sienten que el sistema corporativo no les deja trabajar con la flexibilidad que necesitan. Si no se aborda de raíz, se convierte en una amenaza invisible que erosiona la seguridad, la coherencia operativa y la confianza interna.
Las organizaciones que logran controlarlo no lo hacen con más restricciones, sino con más diálogo, más transparencia y más visibilidad. Convertir esa “sombra” en un mapa claro de lo que realmente se usa en la empresa permite anticipar vulnerabilidades, optimizar costes y construir una cultura digital madura.
La clave está en pasar de la reacción al seguimiento continuo. Igual que ningún edificio se mantiene seguro con una sola inspección al año, ningún entorno digital puede protegerse sin una observación constante de lo que ocurre dentro y fuera de sus límites.
La visibilidad no es un lujo técnico: es la base de la confianza.